Ordnungsmäßige Unterschrift - Was sind die gesetzlichen Anforderungen
Eine eigenhändige Unterschriftsleistung ist zur Gültigkeit von Rechtsgeschäften oder Willenserklärungen nach dem Willen des Gesetzgebers nur dann erforderlich, wenn durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist. Dies ist z.B. der Fall bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen oder von Mietverträgen, der Ausstellung einer Quittung, der Mängelrüge im Baurecht oder dem Abschluss eines Verbraucherkreditvertrags.
a) Wie kann man unwirksame Erklärungen durch ordnungsgemäße Unterschriften vorbeugen?
(1) Erforderlichkeit einer Unterschrift
Eine eigenhändige Unterschriftsleistung ist zur Gültigkeit von Rechtsgeschäften oder Willenserklärungen nach dem Willen des Gesetzgebers nur dann erforderlich, wenn durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist. Dies ist z.B. der Fall bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen oder von Mietverträgen, der Ausstellung einer Quittung, der Mängelrüge im Baurecht oder dem Abschluss eines Verbraucherkreditvertrags.
Darüber hinaus wird die Schriftform im täglichen Geschäftsverkehr vielfach freiwillig gewählt oder vereinbart, um eine sog. Privaturkunde zu schaffen, die im etwaigen gerichtlichen Streitfall die volle Beweiskraft für eine abgegebene Erklärung bietet. Über das Zivilrecht hinaus ist auch im Umgang mit Behörden oder Gerichten oftmals eine eigenhändige Unterschrift erforderlich, so z.B. bei Einreichung der Steuererklärung oder Erhebung einer Klage.
Die Rechtsfolgen einer nicht ordnungsgemäßen Unterschrift können verheerend sein: Verträge gelten als nicht geschlossen, Kündigungen als nicht ausgesprochen, Steuererklärungen als nicht abgegeben oder gerichtliche Schriftsätze als nicht eingereicht.
(2) Anforderungen an eine Unterschrift
Die eigenhändige Unterschrift des Unterschreibenden dient dazu, den Aussteller einer schriftlichen Erklärung unzweifelhaft identifizieren zu können. So soll die gesetzlich angeordnete Schriftform sicherstellen, dass ein Schriftstück vom Unterschreibenden stammt und es sich zudem nicht nur um einen bloßen Entwurf handelt. Erforderlich ist deshalb das Vorliegen eines die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnenden Schriftzugs, der
- individuelle, die Nachahmung erschwerende charakteristische Merkmale aufweist,
- sich als Wiedergabe eines Namens darstellt und
- die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lässt.
Rechtsprechung: Es ist unschädlich, wenn der Schriftzug nur flüchtig niedergelegt ist oder aber von einem starken Abschleifungsprozess gekennzeichnet ist. Selbst ein nicht lesbarer Namenszug kann als Unterschrift anerkannt werden.
Der Begriff „Unterschrift“ ist durchaus auch wörtlich zu nehmen: Denn diese muss nach der Rechtsprechung einen Text „räumlich“ abschließen und soll daher nicht neben oder über dem Text stehen, sondern eben darunter („Unterschrift“).
(3) Keine Verwendung von Namenskürzel / Handzeichen
Keine Unterschrift stellt hingegen die Verwendung eines Namenskürzels (Paraphe) oder aber eines Handzeichens dar. Eine Paraphe wird häufig als Sichtvermerk verwendet und lässt damit offen, ob eine endgültige Erklärung gewollt ist. Sie scheidet damit als Unterschrift aus.
Ebenfalls gelten Handzeichen nicht als anerkannte Unterschrift. Die Rechtsprechung bezeichnet alles als Handzeichen, was nicht Unterschrift ist. Folgende Beispiele zählen als Handzeichen:
- Unterzeichnung mit einer „nahezu senkrecht verlaufenden Linie mit feinem Aufstrich und kurzem wellenförmigen Auslauf“
- Unterzeichnung nur mit Vornamen
- Unterzeichnung nur mit Anfangsbuchstaben vom Vor- und Nachnamen
- Unterzeichnung ohne erkennbare Buchstaben
(4) BFH: Bei der Übermittlung von Steuererklärungen ist eine Originalunterschrift nötig
Der VI. Senat des BFH hat entschieden, dass eine ESt-Erklärung auch wirksam per Fax an das FA übermittelt werden kann (BFH-Urteil v. 08.10.2014 - VI R 82/13). Das Urteil führt zu einer wesentl. Erleichterung bei Übermittlung von Steuererklärungen, die oft erst kurz vor Fristablauf verschickt werden können.
b) Zur richtigen Unterzeichnung und Datierung von Jahresabschlussunterlagen
(1) Wer hat den JA zu unterzeichnen? § 245 HGB („Unterzeichnung“)
"Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen.“ Wer ist jeweils der „Kaufmann“?
- Einzelunternehmen: Einzelkaufmann
- OHG: Von allen Gesellschaftern
- KG: Von allen Komplementären
- Genossenschaft: Von allen Mitgliedern des Vorstands
- AG: Von allen Mitgliedern des Vorstands (z. B. Siemens AG: 13 Mitgl.)
- KGaA: Von allen persönlich haftenden Gesellschaftern (§ 245 Satz 2 HGB)
- GmbH: Von allen Geschäftsführern
- KapCoGes: Von allen Vorständen bzw. Geschäftsführern
(2) An welcher Stelle ist der JA zu unterzeichnen?
- Die Unterschrift muss den JA im Original räumlich abschließen (s. oben a) (2))
- d.R. am Ende des Anhangs
- Die einzelnen Teile des JA müssen fest miteinander verbunden sein, ansonsten müsste jeder Teil (Bilanz, GuV, Anhang) gesondert unterzeichnet werden
(3) Mit welchem Datum ist der JA zu unterzeichnen?
- § 245 Satz 1 HGB: „unter Angabe des Datums“
- Datum = Tag / Monat / Jahr (Nachweisfunktion)
- Geänderte JA: ggf. mit Doppel-Datum
- Datum insb. wichtig bei (drohender) Insolvenz (§§ 283, 283b StGB)
(4) Welches konkrete Datum ist möglich bzw. wird in der Praxis verwendet?
Folgende Fälle sind in der Praxis zu beobachten:
- (1) Datum der tatsächlichen Aufstellung des JA (z. B. 15.04.)
- (2) Datum der Feststellung des JA (z. B. 15.08.)
- (3) Datum des Abschlusses der Prüfung des (hierdurch geänderten) JA(Datum des BV oder zeitnah vorher, z. B. 15.05.)
- (4) Beachtung der gesetzl. Aufstellungsfrist nach § 264 Abs. 1 Satz 2 HGB, d. h. der JA wird mit 31.03. datiert (Dokumentation der rechtzeitigen Aufstellung)
- (5) Doppeldatum: Aufstellungsfrist / Datum nach Prüfung (31.03. / 15.05.)
(5) Wie ist der Lagebericht zu unterzeichnen und zu datieren?
- Keine Unterzeichnung verlangt, aber sinnvoll, um die Verantwortung der gesetzl. Vertreter für den LB zu dokumentieren
- Keine Datierung verlangt, aber sinnvoll, um den Zeitpunkt der Beendigung der Aufstellung zu dokumentieren (=> kann vom Datum des JA abweichen)
